物流信息化工程分析规划与实施

一、项目背景及意义

(一)企业概况

恒通物流有限公司于2001 年在张家港市注册成立，注册资金1300 万元。总资产15000 万元。公司成立来，经营状况良好。2006年运营业务量如下：为张家港中转集装箱27242TEU、散杂货吞吐量86 万吨、公路运输配送货物5540万吨公里、铁路运输货运量146 万吨；恒通2006年营业收入达7120万元，营业利润为2450万元。

(二)方案的目的

恒通物流信息系统建设的总体目标为： 适应基于Internet/Intranet 的网络信息结构，以E-Business 为发展方向，根据现代物流的发展特点，借鉴国内第三方物流企业的物流信息化成功经验，开发出广度上与客户相连，深度上具有决策支持功能的信息系统。

二、物流信息化工程分析规划

(一)业务流程分析

恒通物流有限公司的业务流程可以归纳为：客户通过电话向恒通提出物流请求，填发订单，恒通收到后，需要对订单进一步确认，与客户签订物流合同，约定结算方式、交货时间、交货地点等，随后开始相关的物流作业，从供货方组织相应的货源，经过进货、储存、选拣、配货和运输等物流环节，将货物按时送交给客户，如图1所示：

图1 恒通物流有限公司业务流程图

恒通在上面的业务流程中的运作和管理模式还处于落后和低效率状态，主要表现在：人工填单、人工派送、人工统计、人工报表，出错率高，效率低；没有有效的手段监控商品入库、选拣及运输等物流环节：

没有有效的将自己放在整个供应链中，与客户的紧密程度远远不够；运输途中的“移动库存”与仓库里的库存管理脱节，无法做到供应链一体化等。面对这些问题，恒通迫切需要建立一套现代化的物流信息系统，以改变传统的运作和管理模式，从而提高恒通的竞争力。

(二)总体结构分析

系统的总体结构设计是指根据系统分析的要求和组织的实际情况，对系统的总体结构形式和可以利用的资源进行大致设计，它是一种宏观、总体上的设计和规则。①

根据实际情况，恒通物流信息系统应采用开放式模块化设计，各模块既能共享数据，又都能独立运行，数据库支持ODBC，方便以后自由挂接新的应用模块，并提供与外部软件接口，系统应用符合Windows 规范，数据报表能读入Office 和Excel 文档，系统采用多级安全管理措施，任何一个功能模块对任何一个用户都能管理到每一级菜单。系统支持Intranet，并具有Internet 接口。

(三)主要模块功能规划

恒通公司物流信息化工程功能模块如下图2所示：

图2 恒通公司物流信息化工程功能模块图

该功能模块主要包括接受订货模块、货物入库模块、配货模块、在库管理模块和货物出库模块等。

1.接受订货模块

接收订货模块的功能主要有：(1)订单接收及处理。客户可以利用电话、传真和互联网等方式进行订货，收到订单后，配送中心就开始进行接受订货的处理。少批量多频度的订货使处理数据的件数、出库件数及配送件数大量增加，配送中心的作业强度和物流成本会随之增加。采用计算机系统联网的方式接收订货，客户的订单信息可以自动转入配送中心的信息系统，减少了订单输入的工作量，并防止错误的发生。作为接收订货所必要的信息包括：客户名称、客户代码、订货年月日、订货商品、数量、到货希望日期、到货地点、到货时间、包装形态等。(2)订货确认。进行订货商品的核实，确认商品出库的可能性，做出库的准备。订货出库的可能性包括在库商品的核实、在途商品和已订货商品检查等。要考虑特急订货和重要客户订货的优先顺序。

2.货物入库模块

入库的物品一定要在到货之前登录进信息系统，以便有计划的安排入库，提高效率。加快入库作业的速度，需要有技术的支持，例如使用条码化的入库票据，并通过手持条码机等进行验货。入库作业还要考虑出库的效率和保管的效率，如在距离入口近的货区优先存放进出频繁的货物。入库模块设计的主要内容包括：接受入库；货物存贮的指示；存贮确认；在库数据更新；入库确认；生成会计数据信息等。

3.配货模块

配货作业是配送过程中最重要的环节，对于客户订单的商品名称、数量以及是否需要加工、到货时间和到货地点等信息进行与配货有关的处理，将货物准确及时地送达到用户手中。在配货过程中，要注意防止配货错误，可以通过指引设备进行高效率的配货指示，在每一个货位上设置配货表示器，在提示灯指引下，寻找商品，并根据配货显示器上的数量提供货物，提高配货的效率并减少差错。另外还可以通过打印配货清单，运用不同的配货方式进行配货的作业处理。

4.在库管理模块

在库管理的核心是掌握不同商品的数量、保管位置和入库日，使商品从接收订货到出库指示，数据库中的数据都与实际仓储情况一致，并且在配货时做到货物先进先出。在库管理模块主要包括两项功能：(1)入库保管。货物入库以后的保管位置有固定货位和随机货位两种方式。固定货位是事先确定每一种商品的保管货位，入库时按商品编码找到它的保管货位，简单易行，但在没有货物或在库货物减少时，货位空闲的保管效率不高。随机货位是由仓库计算机系统进行商品保管货位的安排，货物按照计算机指示的位置存放，存放效率较高。(2)盘点核对。由于出库时的差错以及损耗等原因，可能会出现信息系统数据与实际保管的商品数量不一致的情况，因此有必要将所保管的商品实数与珠海到十堰物流信息系统的在库数据进行比较，对商品的在库数和在库金额进行更正。在盘点过程中，必须找出差错的发生原因，并对长期在库商品进行处理以及对欠缺商品进行修改和补充。

5.货物出库模块

配送中心接收到配送订单后，需要对出库部门发出出库指示，货物出库管理系统将做好出库的各项工作，主要包括：出库计划、出库指示和未能出库等内容。出库计划包珠海到内江物流括出库日的指定、每个客户的订货汇总、分批发货和完成发货等内容。出库指示是对出库部门输出各种出库用的票据。未能出库是掌握出库的实态，对预订出库但还未出库情况的管理。

三、物流信息化工程实施

(一)成立工程实施部门

恒通公司需要成立综合管理、系统及网络运行管理及信息系统开发等部门来具体负责物流信息化工程的管理、开发和维护。各部门的具体工作职责如下：

1.综合管理部门：承担物流信息化领导小组办公室工作、物流信息化日常事务的管理和处理，物流信息化建设规划及信息化所需资金的筹集和使用计划的安排。

2.系统及网络运行管理部门：负责恒通内部网络和外部通信网络的规划、建设、维护等工作，使恒通物流信息交流顺畅；负责恒通物流网站建设和网页的信息更新和维护；负责计算机信息系统的硬件和相关设备的选型、引进、安装及维护，使物流信息系统的硬件设备处于良好的运行状态；负责计算机常用软件的选型、购买、安装使用及维护；负责数据库的更改和日常维护；负责已建物流信息系统的日常维护；负责物流信息系统的安全和保密管理。

3.信息系统开发部门：由于恒通物流有限公司相关的技术开发人才不多，所以其在信息化建设时，应具有业务外包的思想，把不是自己特长或自己做起来比较勉强的业务外包出去，而自己可以进行部分小型应用系统的开发。

(二)工程实施投资估算

恒通预计投入310万元人民币进行信息化建设，详见恒通物流信息化建设投资估算表1：

表1 恒通物流有限公司物流信息化工程建设投资估算表 单位：万元

四、结论

本文在对恒通实际情况调查分析的基础上，根据物流信息系统建设的相关科学技术、原则和目标，从业务流程分析、总体结构分析和主要模块功能分析等方面设计了先进实用、功能全面、合理可行的物流信息系统，从而优化了企业的业务流程，并在物流信息化管理体制建设方面提出了可行性建议。本文还对物流信息化建设方案的实施进行了分析，具体进行了实施部门的设计以及实施费用的估算。恒通进行物流信息化建设不仅可以使其在运作效率、业务范围、服务能力、管理体制和盈利能力等方面发生较大的变化，而且可以提高企业的经济效益汕头到遂宁物流和竞争力，为企业的长远发展奠定了良好的基础。

注释：

①周城.物流信息化解决方案[M].四川人民出版社,2002(9):5-6.