物流企业岗位分析研究

港邦物流2020-01-02 21:46:53400

引言:物流业的发展已由起步阶段逐步迈向发展阶段,这对物流企业的管理提出了更高的要求,粗放式的管理模式很难为企业争取到优势。因此,物流企业精细化管理研究成为了迫切解决的问题。企业岗位分析是实施精细化管理的第一步。本文研究物流企业岗位分析问题,首先探讨岗位分析、企业职能及企业组织结构间的关系;随后分析物流企业职能和总结物流企业常见的组织结构;最后阐述物流企业岗位的特点、类别及能力要求。

近十年来,我国各地兴起发展现代物流业的热潮,可以说是已经达到势不可挡的程度。物流企业如雨后春笋般涌现,据不完全统计,全国已有各类物流企业近30万家,而且还在以每天3000家的速度在不断增长。这些物流企业中的绝大多数都是规模小的民营企业,是由原来的货代个体户改制而成,或是应物流热潮而开起的“兄弟店”、“夫妻店”。这些企业中,员工素质较低,大多数没有规范的岗位设置、管理制度,这直接制约着其将来的发展壮大。企业成立初期,是应该将主要精力放在发展业务、占领市场上。但截止至目前,物流企业的存在也有一段时间了,我国物流业也开始由起步阶段进入发展阶段,若仍不重视企业组织内部的精细化管理,则很难在日益激烈的市场竞争中立于不败之地。合理的企业组织结构是企业高效运营的开始,它能有效地积聚新的组织资源,同时协调好组织中部门与部门之间的关系,人员与任务间的关系,使员工明确自己在组织中应有的权力和应承担的责任。作为企业细胞、最小运作单位的岗位,在企业的组织结构上起着根本性的基石作用。因此,要实现物流企业精细化管理,首要任务就是对企业进行科学的岗位分析。这不仅有助于企业实现组织优化,还有效提高员工招聘、培训、薪酬设计、绩效考核等工作的效率。

企业岗位分析在我国首次受到关注是在1921年。改革开放以来,我国企业在岗位研究方面取得了一定成效,积累了较为丰富的经验,但是比起欧美各国还有很大差距,主要表现在以下几个方面:岗位分析研究得不到足够的重视;岗位分析基本原理原则和方法,还缺乏系统化、理论化,使应用部门缺乏正确的理论指导;岗位分析有关信息不灵、不通;职务描述不科学;对职务要求的研究不够[1]。针对物流企业岗位分析与设置的文献则更为缺乏。相近的文献有,针对中高职物流教育的人才能力素质研究、物流企业的薪酬体制和绩效考核体系的设计研究、以及物流企业岗位评价体系研究。这些主题的研究在一定程度上是以岗位分析与设置为基础的。所以,研究物流企业岗位分析问题,对现阶段我国物流业发展来说是十分必要的。在本文中,首先扼要地介绍岗位分析理论,并探讨岗位分析、企业职能及企业组织结构间的关系;其次对物流企业的定义进行明确,分析物流企业的职能;再次,总结了常见的物流企业组织结构;最后重点阐述物流企业岗位的特点、类别及能力要求。

一、岗位分析

岗位是在组织中承担若干项工作,具有特定的劳动(工作)对象和手段,及一定的职务、权限和责任的一个或一组工作位置。岗位具有二重属性:一是与劳动分工相联系的自然属性或技术属性,所以岗位是客观的,是因事而设;二是与社会关系相联系的社会属性,即任何一个岗位,都要合适的人去担任,才能实现岗位本身所拥有的功能。

岗位分析是对组织中特定岗位的目的、在组织中的位置、职责、工作任务、权限以及任职资格等相关信息进行收集与分析,然后形成岗位说明书,对岗位进行充分描述并明确规定岗位的相关内容。通俗来说,岗位分析要回答以下六个问题:①为什么要完成此项工作?②员工完成什么样的体力和脑力活动?③工作将在哪里完成?④工作将在什么时候完成?⑤员工如何完成此项工作?⑥完成此项工作需要哪些条件?[2]。

岗位的存在是以企业的存在为前提的。汕头到海西物流不同类型的企业,其岗位类型、岗位设置也是不同的。所以,在着手进行岗位分析时,首先要了解企业的业务职能。另一方面,企业的业务职能相近,但组织结构不同,其岗位设置也可能存在较大差别。如职能型组织架构下的技术岗就很少涉及到管理工作,而项目型架构下技术岗就很可能要花不少精力去完成管理协调工作。可通过以下的打比方来更好地理解,企业职能、企业组织结构及岗位分析的关系。一个企业好比一座房子,韶关到抚顺物流样式不同的房子代表职能不同的企业,中西式的房子差别很大;部门就是各个不同的房间,所有房间构成的格局就是企业的组织结构;岗位分析就是分析为了实现这个房间的功能该摆放哪些家具,各个家具完成哪些任务,使用这些家具的人该具备什么条件资格,以及应给予什么回报给操作家具的人。

二、物流企业业务职能分析

2005年国家颁布的GB/T183545《物流企业分类与评估指标》国家标准确定,物流企业是至少从事运输(含运输代理、货物快递)或仓储一种经营业务,并能够按照客户物流需求对运输、储存、装卸、包装、流通加工、配送等基本功能进行组织和管理,具有与自身业务相适应的信息管理系统,实行独立核算、独立承担民事责任的经济组织,非法人物流经济组织可比照适用。物流企业是相对于生产企业而言的,物流企业经营内容主要是提供诸如仓储、运输、配送、信息咨询等物流服务,同时必然伴随着商流、资金流和信息流,还包括批发业、零售业和外贸等行业分流出来的物流业务组织。

上述的物流企业定义中,仅指出了物流企业较传统的业务:长途货物运输代理、短距离的货物和货物的仓储保管。其实,随着物流业及全球化的发展,物流企业的业务也在延伸,如有全球采购代理、货物进出口处理、港口报关保税服务、物流信息管理咨询服务等。有的物流企业业务比较单一,但也不会只有一项业务的物流企业,也有多业务综合型的物流企业,而且发展的趋势是向综合型物流企业发展的。另外,根据服务主体不同,物流企业的分类还有:第一方物流企业、第二方物流企业、第三方物流企业和第四方物流企业。第一方物流企业是指生产企业直营的物流企业;第二方物流企业是指提供仓储、运输等物流功能服务的企业;第三方物流企业是指借助第二方物流企业资源提供一体化服务的物流企业;第四方物流企业是指提供综合物流解决方案或咨询服务的企业。本文中的物流企业主要是指第二方物流。 职能的意思是事物、机构本身具有的功能或应起的作用。机构的职能一般包括机构所承担的职权、作用等内容。物流企业的职能就是其在社会再生产及社会经济发展中所起到的作用。可以说,企业岗位分析是企业管理与规划中最底层的工作,是微观层面的,物流企业的职能分析是相对宏观。但这样并意味着物流企业职能分析对做岗位分析没有益处,因为只有把握了整体目标才能更好地确定局部的目标,才能将某一特定岗位在实现企业目标中所起到作用。物流企业的职能主要体现在以下四个方面:一、物流企业是社会商品流通的鼎力支持者,在现代商品流通中,商流与物流的分化越来越明显,物流业务外包已是生产企业普遍采用的管理策略,物流企业在社会商品流通中已经起到不可替代的作用。二、物流企业是社会物品储存的主要承担者,专业物流企业的发展使得准时制造以及零库存的技术得以实现,如今,商品流通的时间主要被物流企业所“占用”和“把持”,使得物流企业成为“蓄水池”,创造了生产及销售总过程的时间价值。三、物流企业是社会物流信息的主要管理者,物流企业产需间的连接纽带,这使得物流企业成为汇聚双向信息的承接点。因此,对物流信息实施管理,是物流企业的一个重要职能,并且,这一管理能力和水平决定了物流企业自身的服务能力和水平[3]。

三、物流企业组织结构分析

一般来说,从物流企业担负商品流通职能的共性出发,其内部的组织机构基本可划分为业务管理部门、职能管理机构和行政事务管理机构。业务经营部门,是指直接参加和负责组织实施物流业务活动的机构,担负着运输、保管、装卸搬运、配送、信息处理等环节的业务工作,是物流企业组织机构的主体。职能管理部门,是专为物流业务部门提供管理服务工作的机构,不直接从事物流运作,主要担负计划、指导、监督和调节职能,包括战略制定、产品定价、财务管理、人资管理、业务信息管理等。行政事务管理部门,是指既不直接从事物流运作,也不直接对经营业务进行指导和监督,而直接地服务于经营业务和职能管理机构活动的行政事务机构,包括秘书、安保、法律咨询、教育等功能。

物流管理组织形式通常取决于物流企业的业务特点、企业组织的传统组织结构。通过对物流企业的研究与分析,我们发现,物流企业的组织结构可以归纳为下列四种形式:①总部式,即总部统一进行物流的总规划、设计、管理、调度和指挥;②子公司式,即由企业独资或与社会上的物流企业共同出资建立一个独立核算的公司,母公司占大股,子公司的主要领导可以由母公司派出,但子公司的管理和业务经营由子公司自行解决;③项目式,即由公司按照业务地区或产品种类成立若干物流项目组(部),公司最高管理机构负责重大方针政策的制定,掌握影响公司成败的重大问题的决策,各项目组(部)根据总公司的指示,自己组织物流的各项活动;④代理式,即总部统一进行运作,但业务的承接与客户管理大多交给企业在各个区域的代理商或代表处。各类型的组织架构见图1-4,以及它们的优劣势比较见表1。

四、物流企业岗位分析

(一)岗位特点

基于物流企业的职能、组织结构特点及所处的历史发展阶段,物流企业的岗位与一般的纯生产型服务型企业有较大差别,具有如下自己的特点:

(1)岗位性质及所需能力知识差别大、跨越范围广

物流活动的高效实现,不仅需要较粗放的人工劳动和专业性较强的知识技能做支撑,还需要精细化的协调规划能力。如叉车司机、配送人员这类岗位的体力劳动强度和危险性较大;信息操作员、国际事业部员工等就需要掌握着特殊的专业知识和技能;配送经理、仓库主管和物流方案规划设计人员等除了要熟悉业务知识外,还需要很强的组织协调、规划与管理能力;而发货员、单据录入员等的工作任务简单但具有高度的重复性。可见,物流企业的岗位呈现出一种多样性。

(2)岗位职责宽泛且灵活

物流企业的业务活动是接受客户、货主的委托,通过提供物流服务为客户、货主实现其商品的时间价值或距离价值。每一份受托作业的商品都是有价值的实物,有的还十分昂贵,而物流作业耗时长变动性大,极易发生差错、质变、溢缺、破损、丢失、延迟等事故。无论发生何种事故,都是巨大的经济赔偿和信誉损失。物流作业决不是简单的收发、搬运劳动,而是一种风险大,关系多方利益体(客户、货主、企业、个人)的操作。所以,物流企业岗位需要得到充分的授权,需要员工发挥主观能动性,随机应变处理各种突发事件。可见,物流企业的岗位职责,相比其他的行业,更加的宽泛和灵活。

(3)岗位相对独立,线性衔接显著

物流企业通过储存、分拣、包装、出入库、装卸、运输、配送等环节的操作,来兑现对客户、货主的承诺,完成企业的经营活动。物流的这种任务,导致物流工作特点是点多、线长、面广,每一个岗位、每一个部门都有其独立性,并且每一个员工的工作都是在为下一道工序服务,前一道工序结束后才能开始下一道工序,任何一道工序的质量都决定着整条链的服务质量。

(4)同类型岗位的具体工作任务也可能存在较大差别

同一类型岗位上的员工,由于所服务的客户群不同、所负责的区域特性不同,他们的工作内容就会出现很大的差别,岗位工作流程难以统一。如一个中等规模的配送中心,配送专干岗位一般不少于 20 个,配送人员则多达上百人,虽然他们的岗位都是配送专干岗位,但有的是面对城郊的集送点服务,有的是面对市中心高端客户的门对门配送,因此他们所要完成的配送业务活动的难度和繁琐程度不同,当然其薪酬体系和绩效考核体系也会大不相同。

(5)岗位目标间存在冲突

物流系统中,普遍存在“效益背反”现象,即不同的物流活动间的利益存在此消彼长的现象,如运输成本与库存量之间的交替损益、前置时间与运输成本之间的交替损益、客户服务水平与服务成本之间的交替损益等等。所以,仓库管理岗的想要尽量减少库存量、提高周转率,期望小批量多次运输而运输岗的想要减少运输费用,期望大批量运输。因此,物流企业的岗位设置趋向于“团队化”建设,物流人才的需求也趋向于掌握各方面物流知识和技能的综合性人才。 (二)岗位类别

物流企业需要将物流活动的基本环节有效地组合、联结在一起,形成物流的总功能,以便能合理、有效地实现企业运营目的。物流企业的岗位很多,按照其性质的不同,主要可以分成几个类型:作业岗位、专业岗位、拓展岗位、行政辅助岗位、管理岗位、决策岗位。各类岗位的主要职责和常见岗位名称见下表2。

(三)岗位能力要求

评价企业岗位能力的维度有很多种分类方法,有的仅分为基本素质、专业技能和拓展能力三维,或基本素质、能力和知识结构三维,但在能力维度下细分众多项能力,有点则分为基本素质、专业知识、工作经验、工作技能、管理能力、一般知识及技能等多维度。本文在综合众多文献后,选择以下几个维度来评价物流企业岗位能力。

(1)基本素质

物流岗位人员首先应在道德上具备良好的职业操守,在此基础上有一定的专业基本素质,专业基本素质是指办公硬件、软件(如office)的运用能力、社交礼仪等。对于具有国际业务或港口业务的物流企业,岗位人员的基本素质还需要包括基本英文听说读写能力。

(2)物流专业能力

①物流产品的推广、销售和客户服务的能力。具有向客户阐述、宣传、推广企业物流业务的能力;并具有开拓新客户、维护客户关系能力;能定期完成销售工作报告、合同管理与应收账款催讨。

②信息技术应用能力。具有物流信息数据的收集、处理、输出能力,利用EDI制单、下单、签订电子合同、网上支付等电子商务能力,物流软件操作的能力,GPS/GIS、RF/RFID相关设备的使用能力,物流信息数据的维护与知识储备。

③运输管理能力。运输方式、运输工具的选择和运输路线规划能力;运输经营的决策能力;运输作业的调度和过程管理能力;特种货物运输管理能力;运输场站和集装箱运输管理能力。

④库存控制和配送管理能力。具有商品出入库、验收、储存、保管养护、包装及流通加工等技能,具有进行库位规划和管理的能力;具有商品分类的能力;具有进行保税区、物流园区仓储操作的能力;掌握分拣、组货、配货与配载等基本技能。

⑤物流系统规划能力。简单物流运作方案的规划能力、物流运作方案的实施能力。

佛山到丽水物流国际货运代理和通关的能力。能独立完成整箱和拼箱操作全流程;能进行积配载操作;具有国际多式联运组织管理的能力;具有单证处理和报关、报检的能力;能进行船舶运营调度工作和码头配载;独立完成船舶代理的进出口单证操作。

(3)知识储备

知识储备是为能力做支撑的。将所掌握的知识应用于实际、能解决实际问题,就形成了能力。所以,上述的物流专业技能都是需要相应的知识做支撑的。然而,在企业招聘过程中,是难以现场考核难以考核应聘人员的技能与能力的,而是否具有相应的知识则相对容易考核,可通过口头提问、设计考试试题,或要求有相应课程学习证明或资格考试证书。所以,物流企业岗位人员需要具备的物流知识有:物流服务与营销知识、仓储配送专业知识、运输规划与管理知识、国际货运代理和通关知识等。除了物流专业知识外,还需要了解一些辅助知识如财务成本管理知识、安全管理知识、相应的法律法规政策、信息管理知识等。

(4)拓展能力

物流企业的发展越来越趋近于规范化、综合化,对于行业当中的从业人员而言,除了要掌握物流专业知识技能外,为适应行业的发展还需具备一些拓展能力,如再学习能力、沟通交际能力、应急情况处理能力、组织管理能力等。

结论

物流企业的创业门槛较低,创业初期的就职人员普遍能力素质较低,企业管理严重缺乏科学性。随着我国物流行业的进一步发展,提升物流企业的管理水平是必然趋势。企业岗位分析是做好企业人员规划、企业架构规模、薪酬绩效体制设计的基础。研究物流企业岗位分析必然有助于实现物流企业精细化管理。

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